Személyes adatok védelme (GDPR)

A szolgáltatást Magyarországon az IOSEC csoport partnere nyújtja, és a szerződést is ő köti Önnel. A módszertan, a sablonok és az eredmények az egész csoportban egységesek.

Az adatvédelmi tisztviselő szerepét folyamatos szolgáltatásként vesszük át, nem egyszeri dokumentációellenőrzésként. Ez azokra a szervezetekre vonatkozik, amelyeknek törvény írja elő, és azokra is, amelyek önként jelölték ki — az önkéntes kijelölésnél a függetlenségre ugyanazok a szabályok érvényesek, mint a kötelezőnél.

Ugyanígy átveszünk egyedi helyzeteket állandó szerep nélkül: amikor kérelem vagy bejelentés érkezik és belül nincs rá sem kapacitás, sem kellő távolság.

Mit kap

• Kapcsolattartási pont az érintettek és a felügyeleti hatóság számára — a dokumentációban feltüntetve és elérhetően, amikor valaki jelentkezik.
• A törvényes határidőn belül elintézett érintetti kérelmek, annak értékelésével együtt, hogy teljesíthetők-e és milyen körben.
• Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása, amely a ténylegesen üzemeltetett rendszereknek felel meg — nem annak, ahogy a bevezetéskor kinézett.
• Adatvédelmi hatásvizsgálat ott, ahol szükséges, a vezetői döntés alátámasztásával együtt.
• Megalapozott állásfoglalás bejelentésre vagy ellenőrzésre, a tényállás megállapítására építve.
• Írásos beszámoló a vezetésnek az adatvédelem állapotáról — mi oldódott meg, mi maradt nyitva és mit javaslunk a következő időszakra.

Mikor érdemes jelentkezni

• A szerep betöltetlen vagy csak formálisan betöltött: a név szerepel a dokumentációban, de amikor kérdés érkezik, nincs, aki válaszoljon.
• A postafiókba hozzáférési, törlési kérelem vagy tiltakozás érkezett, és a határidő a kézbesítéstől fut, nem attól, amikor valaki észreveszi.
• Jelentkezett a hatóság vagy egy munkavállaló gyanúval, és tudni kell, mi történt valójában, mielőtt bármit leírnánk.

Hol a határ. Szakmai tanácsadást végzünk és az adatvédelmi tisztviselő szerepét látjuk el. Meghatalmazás alapján képviseljük az ügyfelet a felügyeleti hatósággal folytatott kommunikációban és az érintetti bejelentések intézésében. A képviselet terjedelmében az adott esetben állapodunk meg. Nem jogi tanácsadásról és nem ügyvédi képviseletről van szó.

Uniós képviselő a GDPR 27. cikke szerint

Uniós képviselői szolgáltatást nyújtunk azoknak a harmadik országbeli adatkezelőknek és adatfeldolgozóknak, akikre a GDPR vonatkozik. Kapcsolattartási pontot biztosítunk az érintettek és a felügyeleti hatóságok számára, segítünk a szükséges dokumentáció kialakításában és támogatjuk a GDPR szerinti kötelezettségek teljesítését. A szolgáltatást a GDPR 27. cikke szerinti megbízási szerződés alapján nyújtjuk.

Képviselőt két esetben nem kell kijelölni (GDPR 27. cikk (2) bekezdés): ha az adatkezelés alkalmi jellegű, nem terjed ki nagy számban a különleges kategóriájú személyes adatokra, sem a büntetőjogi felelősség megállapítására vonatkozó határozatokra és bűncselekményekre vonatkozó adatokra, és valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve — az adatkezelés jellegére, körülményeire, hatókörére és céljaira figyelemmel. És ha közhatalmi szervről vagy közfeladatot ellátó szervről van szó.

Egy tipikus SaaS-vállalatnál, amelynek folyamatosan vannak uniós ügyfelei, az első kivétel nem érvényesül — az adatkezelés nem alkalmi jellegű.

Nyolc leányvállalat, nyolc tanácsadó, semmi áttekintés

Egy nemzetközi csoport tipikus állapota: minden ország talált magának saját tanácsadót, mindegyik más módszertannal és más nyelven dolgozik. Az anyavállalat nem tudja, mi a tényleges helyzet — és akkor derül ki, amikor az egyik országban ellenőrzés érkezik.

Mit okoz ez

Nyolc különböző adatkezelési nyilvántartás, amelyeket nem lehet összehasonlítani. Eltérő megőrzési idők ugyanarra az adattípusra. Eltérő minőségű adatfeldolgozói szerződések.

És egy több országot egyszerre érintő incidensnél senki nem tudja megmondani, hol vannak azok az adatok.

Mit tesz lehetővé a rendelet

A 37. cikk (2) bekezdése kifejezetten megengedi, hogy egy vállalkozáscsoport egyetlen közös adatvédelmi tisztviselőt jelöljön ki — azzal a feltétellel, hogy minden tevékenységi helyről könnyen elérhető.

Ez tehát nem kerülőút és nem kompromisszum. Ez olyan megoldás, amellyel a rendelet számol.

Mit jelent ez a gyakorlatban

Egy módszertan, egy formátum

Nyilvántartások, hatásvizsgálatok és szerződések egyetlen sablon szerint az országok között. Az anyavállalat azonosat hasonlít azonoshoz.

Helyi nyelv, helyi jog

A leányvállalatok dokumentációja az ő nyelvükön és az ő nemzeti szabályozásuk szerint — a rendelet közös, a végrehajtási törvények nem.

Egy szerződés, egy beszámolás

Nyolc szolgáltató helyett egy partner és egy éves beszámoló a csoport vezetésének minden ország helyzetéről.

Az IOSEC csoport nyolc európai országban van jelen — Szlovákia, Csehország, Lengyelország, Magyarország, Ausztria, Németország, Románia és Görögország.

Hat dolog, amely a 2018-as dokumentációt megbízhatóan érvényteleníti

Ezek nem feltételezések. Ezeket a változásokat találjuk az átvizsgálásokon a leggyakrabban — és ezeket a cégek maguktól nem kötik össze az adatvédelemmel.

Az adatvédelmi tisztviselő változása

Az az ember, aki az ügykört átvette, elment. A dokumentációban és a weben a régi elérhetőség maradt — az érintett pedig a semmibe ír, miközben fut a határideje.

Új rendszer, amelyet senki nem vett nyilvántartásba

Új CRM, jelenlét-nyilvántartás vagy HR-szoftver. A 30. cikk szerinti nyilvántartás nem ismeri, pedig két éve működik.

Költözés a felhőbe

Megváltozott a szolgáltató, az adatok helye, esetleg megjelent az EU-n kívüli továbbítás. A 28. cikk szerinti szerződés ezzel nem számol.

AI-eszközök a munkatársak kezében

A nyelvi modellekbe önéletrajzok, ügyfél-e-mailek és egészségügyi adatok kerülnek — a legtöbb cégnél szabály nélkül és a vezetés tudta nélkül.

Új szolgáltatók

Könyvelés, bérszámfejtés, marketingügynökség, külső IT. Mindegyikük adatfeldolgozó — és szerződés kell hozzá, nem csak számla.

Kamerák és megfigyelés

Megjelent a kamerarendszer vagy a teljesítményfigyelés. Hiányzik a hatásvizsgálat, az érintettek tájékoztatása és a terület jelölése.