Zásady ochrany osobních údajů

Tento dokument popisuje, jaké osobní údaje zpracováváme v souvislosti s touto webovou stránkou a s naší činností, na jakém právním základě, jak dlouho je uchováváme a jaká máte práva.

Píšeme jej srozumitelně a konkrétně. Pokud něco nezpracováváme, řekneme to rovnou.

Kdo údaje zpracovává

IOSEC Slovakia s. r. o. · Mariánska 2222/3, 811 08 Bratislava – mestská časť Staré Mesto · IČO (slovenské) 44 517 734 · DIČ 2022758562 · IČ DPH (slovenské) SK2022758562
Zapsána v Obchodním rejstříku Městského soudu Bratislava III, oddíl Sro, vložka č. 118555/B

Správcem podle nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) a slovenského zákona č. 18/2018 Z. z. je IOSEC Slovakia s. r. o.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů: dpo@iosec.eu

Na tuto adresu pište, chcete-li uplatnit svá práva nebo se na cokoli ke zpracování zeptat. Odpovídáme v zákonné lhůtě.

Účely zpracování a právní základy

1. Vyřízení poptávky a odeslání výsledku orientačního testu

Právní základ:

• čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení — odesílá-li poptávku fyzická osoba vlastním jménem, jde o opatření před uzavřením smlouvy provedená na její žádost;
• čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení — odesílá-li poptávku osoba jednající za právnickou osobu, zpracováváme její pracovní kontaktní údaje na základě oprávněného zájmu odpovědět na obchodní poptávku. Oprávněný zájem je oboustranný: odesílatel odpověď očekává.

Kategorie subjektů údajů: zájemci o služby a školení, kteří nás kontaktovali přes formulář na webových stránkách.

Kategorie osobních údajů: jméno a příjmení, název organizace, e-mailová adresa, telefonní číslo, téma a upřesnění poptávky, velikost organizace, text zprávy, typ žádosti, stránka, ze které byl formulář odeslán, potvrzení o seznámení se s těmito zásadami, a u orientačního testu odvětví, velikostní pásmo organizace, odpovědi z orientačního testu (změny, které ve vaší organizaci nastaly, stav dokumentace a zda máte jmenovaného pověřence), jeho výsledek a poznámka, že jde o neověřené vlastní prohlášení odesílatele. Seznam je úplný — nic jiného z formuláře neuchováváme. Stav zápisu v registru slovenského Národního bezpečnostního úřadu (NBÚ), na který se test ptá, se NEUKLÁDÁ a neposílá se nám; dostane jej jen odesílatel ve svém e-mailu s výsledkem.

Popis zpracování: Poptávku evidujeme, odpovídáme na ni a připravíme nabídku. Pokud jste si vyžádali výsledek orientačního testu, pošleme vám jej na e-mail i s odůvodněním. Spolu s ním si zaznamenáme, jak jste v testu odpověděli a co z toho vyšlo — jsou to vaše vlastní odpovědi, které jsme nijak neověřovali. Údaje se nepoužívají k automatizovanému individuálnímu rozhodování včetně profilování a nepoužíváme je k zasílání marketingových sdělení; na to by byl potřeba samostatný souhlas, o který tímto formulářem nežádáme.

Poskytnutí údajů je dobrovolné. Bez kontaktního údaje nemůžeme na poptávku odpovědět.

Příjemci: partner v zemi výkonu, a to pouze v rozsahu údajů o organizaci — viz Komu údaje předáváme.

Doba uchovávání: 12 měsíců od odeslání poptávky, pokud z poptávky nevznikne smluvní vztah. Pokud vznikne, údaje se dále uchovávají pro účely plnění smlouvy podle příslušného účelu uvedeného výše. Lhůta odpovídá tomu, že regulační povinnosti běží v ročních cyklech a poptávka se přirozeně vrací po roce. Údaje jsou součástí záloh serveru, které uchováváme nejvýše 12 měsíců.

Předání mimo EHP: neuskutečňuje se.

Zdroj údajů: od subjektu údajů.

2. Přihláška na školení

Při přihlášce na školení zpracováváme údaje k tomu, abychom vás na školení zařadili, potvrdili místo a školení vám poskytli.

Rozsah: jméno a příjmení, e-mail, telefon, počet přihlášených osob, název firmy, IČO, fakturační adresa a poznámka.

Právní základ: článek 6 odst. 1 písm. b) nařízení — plnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou.

Jak dlouho: 1 rok od konání školení. Zrušenou přihlášku vymažeme po 30 dnech. Faktura a související účetní doklady se uchovávají samostatně, po dobu uvedenou v bodě 4 — vymazání přihlášky tedy neznamená vymazání faktury a naopak.

Předání mimo EHP: neuskutečňuje se.

3. Ochrana formulářů před zneužitím

Při odeslání přihlášky zaznamenáváme údaje, které slouží výhradně k obraně proti automatizovanému zneužití formulářů a k vyšetření případného incidentu.

Rozsah: IP adresa a informace o tom, ze které stránky byl formulář odeslán.

Právní základ: článek 6 odst. 1 písm. f) nařízení — oprávněný zájem správce na ochraně vlastních systémů před zneužitím. Tento zájem jsme posoudili vůči vašim právům; jde o minimální rozsah údajů, který se nepoužívá k žádnému jinému účelu.

Jak dlouho: spolu se záznamem o přihlášce, tedy 1 rok.

Předání mimo EHP: neuskutečňuje se.

4. Zpracování účetních dokladů

Rozsah: titul, jméno, příjmení, adresa, telefon, číslo účtu, e-mail a podpis.

Právní základ: článek 6 odst. 1 písm. c) nařízení — zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti správce.

Jak dlouho: účetní doklady se uchovávají 10 let podle § 35 slovenského zákona č. 431/2002 Z. z. o účetnictví.

Předání mimo EHP: neuskutečňuje se.

5. Provoz prostředí pro informační povinnosti klientů

Na našich webových stránkách zveřejňujeme informace o zpracování osobních údajů pro klienty, kteří nás tím pověřili. Správcem těchto informací je vždy příslušný klient; my zajišťujeme technické prostředí a jednáme jako zpracovatel na základě smlouvy podle čl. 28 nařízení (EU) 2016/679.

V této úloze zpracováváme kontaktní údaje pověřence klienta a jím určených kontaktních osob a provozní záznamy o přístupu na zveřejněné informace — IP adresu, datum a čas přístupu, adresu stránky a identifikaci prohlížeče. Tyto údaje zpracováváme podle pokynů klienta a neposkytujeme je třetím stranám.

Provozní záznamy zároveň používáme k zabezpečení a ochraně vlastní infrastruktury; v tomto rozsahu jsme správcem my a právním základem je náš oprávněný zájem na bezpečnosti provozu. Provozní záznamy webového serveru se uchovávají 10 dní a poté se automaticky mažou.

Předání mimo EHP se neuskutečňuje.

6. Výběrové řízení na obsazovanou pozici

Když se u nás ucházíte o práci, zpracováváme údaje k tomu, abychom posoudili vaše předpoklady pro obsazovanou pozici a abychom vás kontaktovali, pokud postoupíte do dalšího kola.

Rozsah: titul, jméno a příjmení, kontaktní údaje, údaje o vzdělání a o předchozích zaměstnáních, odborné a jazykové znalosti, certifikáty a další údaje, které uvedete v životopise nebo v motivačním dopise.

Nevyžadujeme fotografii, datum narození, rodinný stav ani jiné údaje, které nesouvisejí s posouzením předpokladů pro obsazovanou pozici. Pokud je uvedete sami, při posuzování se k nim nepřihlíží.

Právní základ: článek 6 odst. 1 písm. b) nařízení — zpracování je nezbytné pro provedení opatření před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů. O práci žádáte vy a bez údajů ze životopisu se žádost posoudit nedá.

Poskytnutí údajů je dobrovolné. Pokud nám je neposkytnete, vaši žádost o zaměstnání nemůžeme posoudit.

Kde údaje jsou: žádosti přicházejí e-mailem do schránky kariera@iosec.eu a zůstávají v ní. Nezakládáme z nich databázi ani seznam.

Jak dlouho: do skončení výběrového řízení a poté ještě šest měsíců pro případ, že by někdo proti průběhu řízení vznesl námitky. Pokud jste udělili souhlas podle následujícího bodu, uplatní se lhůta uvedená u něj.

Údaje neposkytujeme dalším osobám a nepoužíváme je k automatizovanému rozhodování ani k profilování.

Předání mimo EHP: neuskutečňuje se.

7. Evidence uchazečů pro budoucí nabídky

Pokud nám k tomu dáte souhlas, uchováme váš životopis i po skončení výběrového řízení a ozveme se vám, až vznikne vhodná pozice. Stává se to i krátce po skončení řízení — když se obsazená pozice ve zkušební době uvolní, oslovujeme další uchazeče z téhož kola.

Rozsah: tytéž údaje jako u výběrového řízení.

Právní základ: článek 6 odst. 1 písm. a) nařízení — váš souhlas. Bez něj vaše údaje po uplynutí lhůty uvedené výše vymažeme.

Souhlas můžete kdykoli odvolat, a to stejně jednoduše, jako jste jej udělili — e-mailem na kariera@iosec.eu. Po odvolání údaje vymažeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním.

Jak dlouho: jeden rok od udělení souhlasu, pokud jej neodvoláte dříve.

Předání mimo EHP: neuskutečňuje se.

8. Přímý marketing – nabídka vlastních služeb klientům IOSEC Slovakia s. r. o.

Právní základ: článek 6 odst. 1 písm. f) nařízení — oprávněný zájem nabídnout současným a bývalým klientům, kterým služby poskytla IOSEC Slovakia s. r. o., vlastní podobné služby (recitál 47 nařízení; § 116 ods. 14 až 16 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách). Jde o slovenský právní předpis: správcem pro tento účel je IOSEC Slovakia s. r. o. se sídlem na Slovensku. Test proporcionality vám na požádání zpřístupníme.

Kategorie subjektů údajů: kontaktní osoby organizací, kterým služby poskytuje nebo poskytla IOSEC Slovakia s. r. o. — nejdéle jeden rok od ukončení spolupráce s ní. Osoby, které nám pouze poslaly poptávku přes webové stránky, k tomuto účelu neoslovujeme.

Kategorie osobních údajů: jméno a příjmení, pracovní funkce, pracovní e-mailová adresa, pracovní telefonní číslo, název a odvětví organizace, služby, které jí IOSEC Slovakia s. r. o. poskytla, datum ukončení spolupráce s ní, záznam o tom, že jste oslovení odmítli, a záznam o odeslaných osloveních.

Popis zpracování: oslovujeme e-mailem nebo telefonicky, vždy s konkrétním důvodem (změna předpisu, nová služba, blížící se lhůta). Nepoužíváme automatické volání, SMS, sledování otevření zprávy ani profilování.

Příjemci: žádní. Údaje nikomu nepředáváme.

Doba uchovávání: po dobu trvání spolupráce s IOSEC Slovakia s. r. o. a jeden rok po jejím ukončení. Záznam o tom, že jste odmítli telefonáty, uchováváme čtyři roky (§ 116 ods. 6 zákona č. 452/2021 Z. z.). Údaje jsou součástí záloh serveru, které uchováváme nejdéle 12 měsíců.

Předání mimo EHP: neuskutečňuje se.

Zdroj údajů: od subjektu údajů nebo od organizace, za kterou jedná, při uzavírání a plnění smlouvy s IOSEC Slovakia s. r. o.

Vaše právo vznést námitku: proti přímému marketingu můžete kdykoli vznést námitku — odpovědí na zprávu, při hovoru nebo na dpo@iosec.eu — a přestaneme vás oslovovat. Toto právo má přednost vždy (čl. 21 odst. 2 a 3 nařízení).

Komu údaje předáváme

Poptávku zpracováváme my. Pokud se týká služby, která se má vykonat v jiné zemi, předáme partnerovi v té zemi pouze údaje o organizaci, které se poptávka týká — odvětví, velikost, rozsah a zemi — aby mohl připravit cenu. Jméno, e-mail ani telefon osoby, která poptávku poslala, mu nepředáváme.

Na telefonním čísle uvedeném na českých stránkách se dovoláte partnerovi skupiny; údaje z hovoru zpracovává partner jako správce. Písemnou poptávku (formulář, e-mail) zpracováváme my.

Spojení s partnerem zprostředkujeme až tehdy, když se na spolupráci dohodneme. Smlouvu o službě uzavíráte s partnerem skupiny; údaje zpracovávané pro její plnění zpracovává od té chvíle partner jako správce. Za vyřízení poptávky odpovídáme my.

Co nezpracováváme

Aby bylo jasné i to, co se neděje:

• Nepoužíváme externí službu na zpracování formulářů. Formuláře obsluhuje náš vlastní systém, ne třetí strana.
• Nezpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů (údaje o zdraví, biometrické údaje a podobně).
• Neuskutečňuje se předání osobních údajů mimo EHP ani mezinárodní organizaci.
• Nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování včetně profilování. Orientační testy na našich stránkách probíhají výlučně ve vašem prohlížeči, jejich výsledek nemá právní účinek a nikoho nikam nezařazuje.
• Údaje neprodáváme a neposkytujeme je pro marketingové účely třetích stran.

Kde jsou údaje uloženy

Údaje jsou zpracovávány na vlastním serverovém hardwaru společnosti IOSEC Slovakia s. r. o., umístěném na území Slovenské republiky — v prostorách datového centra společnosti Lombard s. r. o., Školská 14, 921 01 Piešťany, která zajišťuje konektivitu a fyzické umístění zařízení. Jde o pronájem prostoru a připojení pro náš vlastní hardware: poskytovatel datového centra k údajům uloženým na tomto hardwaru nemá přístup a osobní údaje pro nás nezpracovává.

Přístup k údajům mají výhradně pověření zaměstnanci a spolupracovníci správce, kteří jsou vázáni mlčenlivostí podle § 79 odst. 2 slovenského zákona č. 18/2018 Z. z.

Soubory cookie

Na tomto webu používáme pouze technicky nezbytné soubory cookie. Jsou naše vlastní — žádný nepatří třetí straně, žádný není analytický ani marketingový a nesledujeme vás napříč weby.

• iosec-session — udržuje relaci mezi jednotlivými požadavky. Bez něj by nešlo odeslat formulář ani přihlásit se do administrace. Životnost 2 hodiny. Skript v prohlížeči do něj nevidí a posílá se jen po šifrovaném spojení.
• XSRF-TOKEN — chrání odeslání před podvržením z cizí stránky. Nastavuje se pouze v administraci; na veřejných stránkách jej nenastavujeme, protože tam jej nemá co číst. Životnost 2 hodiny.

Na tyto soubory se nevyžaduje váš souhlas — podle § 109 odst. 8 slovenského zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikacích jde o technicky nezbytné uložení údajů při poskytování služby, kterou jste si sami vyžádali. Informační povinnost tím však nezaniká, a proto je tento oddíl zde.

Proto na stránce nenajdete lištu se souhlasem s cookie. U těchto dvou souborů by byla věcně nesprávná: žádala by souhlas s něčím, co bez souhlasu používat smíme a bez čeho by web nefungoval.

Vaše práva

Jako subjekt údajů máte podle nařízení právo:

• na přístup k osobním údajům, které o vás zpracováváme (čl. 15)
• na opravu nesprávných a doplnění neúplných údajů (čl. 16)
• na výmaz údajů, pokud už nejsou potřebné nebo se zpracovávaly neoprávněně (čl. 17)
• na omezení zpracování (čl. 18)
• na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli (čl. 20)
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (čl. 21) — týká se bodů 1, 3, 5 a 8 výše
• podat stížnost u dozorového úřadu

Právo na výmaz a na omezení se neuplatní tam, kde nám uchovávání ukládá zákon — typicky u účetních dokladů.

Jak právo uplatnit: napište na dpo@iosec.eu. Žádost vyřídíme v zákonné lhůtě, která běží od jejího doručení. Pokud bychom ji z oprávněného důvodu potřebovali prodloužit, oznámíme vám to ještě v původní lhůtě spolu s důvodem.

Nebudete-li s vyřízením spokojeni, máte právo obrátit se na dozorový úřad:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava Slovenská republika www.dataprotection.gov.sk

Stížnost můžete podat také u dozorového úřadu ve státě svého bydliště — v České republice je jím:

Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 Česká republika

Změny těchto zásad

Zásady můžeme aktualizovat, pokud se změní způsob zpracování nebo právní úprava. Aktuální verze je vždy dostupná na této adrese.

Účinné od: 7. 10. 2026